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胡斌:快递上市公司法务面临的挑战

时间:2018-11-19 16:19:00作者:刘琦新闻来源:方圆法治 标签:木槿 吉林省兆南市

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圆通速递股份有限公司法务部总监胡斌。

  快递上市公司的法务应该是全能手,既要应对每天发生的各种各样的突发事件,又要在管理层面规范各项制度、标准、流程,审合同、办案子、做培训,防风险,还要参与投资项目谈判、IPO合规……总之,需要有拳打脚踢“全武行”的本领。

  作为圆通速递股份有限公司法务部总监,胡斌每个季度都会下基层进行调研,了解转运中心和加盟商的经营情况和现场解决法律问题。从他所掌握的数据来看,快递行业近年来每年营业额都会以60%左右的比率高速增长,圆通一天有2000万个快件、40余万员工、2万多网点承包区、近5万台车辆、几千万个客户在运转。经过了前十年的“野蛮生长”,面对各种各样的风险,他所率领的法务部承担的工作量远远超乎外界的想象,前方一线快递员每接收一单新业务,都需要他和他的法务团队在后方提供强有力的法律保障。

  多年的法务工作经验让胡斌深刻感受到,快递行业的法务应该是全能手,既能够处理每天发生的各种突发事件,又能够在管理层面规范各项制度、标准、流程,审合同、办案子、做培训,防风险,还可以参与投资项目洽谈、IPO合规,对行业法律法规、部门规章提出意见和建议、组织培训活动等。总之,需要有拳打脚踢“全武行”的本领。

  “夺命快递” 事件是一次很重要的人生经历

  《方圆》:你是什么时候进入快递物流企业的,能不能分享一下这个行业的特殊性?

  胡斌:2011年我进入圆通担任总裁助理,负责公司的法律事务,之前在国企做的法律事务主要围绕企业合规管理,完善内部制度和流程,诉讼案件不多。当我进入快递领域之后,一下子所有法律问题扑面而来,民事、行政、刑事案子都遇到过,而且子公司、分公司遍布全国,靠几个外部法律顾问完全不能支撑,于是我创建了圆通的法务部。

  快递行业是一个新兴行业,虽然只有20多年的历史,但其发展速度很快。这个行业以前入门门槛低,从业人员素质参差不齐,经常会有客户投诉快件延误、遗失、短少、损毁的情况,其实这与快递公司疏于管理、快递员行为不规范相关;还有快递公司每天都有很多车辆在全国跑,城市派送还会用到三轮车、电动自行车,所以发生交通事故也是家常便饭。此外,快递行业作为劳动密集型行业,员工流动性大,对劳动者的权益保护问题也重视不够,劳资纠纷不少;另外,还有用户个人信息安全问题,抢件、堵门等突发事件,法务每天要面临诸多的挑战和考验。

  早期快递公司的管理属于粗放型的,法律法规、规章制度缺失,经过最近十年的规范和治理,这些情况有了很大的改变,比如《邮政法》《快递暂行条例》《网络安全法》《快递市场管理办法》等具有约束力的法律法规的健全,对快递行业形成了强制力的管理措施,也让许多快递企业迅速规范化,逐步走向科技化、信息化管理之路。特别是几家大的品牌快递公司纷纷上市后,电子商务、智慧物流的实现,也让整个行业焕然一新。

  《方圆》:在这个行业里,法务能否快速成长起来,能不能举个例子?

  胡斌:任何成长都不是一蹴而就的,很多时候都会经历实践、认识、再实践、再认识的过程,圆通的法务是伴随着圆通成长一路走过来。2013年,圆通发生了震惊全国的“夺命快递”事件(潍坊捷顺通快捷有限公司圆通网络运转中心发生一起化学品泄露事件,先后导致8人中毒,1人中毒死亡的严重恶性事故),我全程参与处理了整个事件,这对我来说是一次很重要的人生经历,这种经历在国企是遇不到的。

  当时死者家属及媒体对圆通的压力是巨大的,摆在我面前的是,作为一个提供社会公共服务的企业,面对消费者应先承担全部社会责任,还是先配合警方弄清案情、分清法律责任呢?由于案件错综复杂,需要面对的问题很多,一边是家属的悲伤与社会舆论的同情,一边是法律的严肃性,对我来说是个严峻而沉重的难题。但是尊重事实及了解全部真相,寻找死亡原因和真正的责任人,是法律人必须面对与承担的工作职责。

  通过与涉事的化学品生产厂家、圆通加盟网点老板、转运中心经理、派件员、受害人家属、受害人所在单位领导,以及案件的处理机关、公安人员、化学品专家、主管部门公务员、律师、检察机关,还有关注此案进展的媒体等部门进行了广泛的接触、沟通和协商,经过审时度势,圆通承担了企业的责任,对受害家属进行了诚恳的道歉,并给予家属全部经济赔偿。法务部也先后通过法律途径,对具有独立法人地位的加盟公司、生产化工厂以及当事人个人进行了追偿。

  可以说这个案子是主管部门对快递企业安全问题开始采取重点监管的一个分水岭事件。尽管事情得到了妥善解决,但我觉得在法律上多多少少还是留下了不少遗憾。通过这个案例,痛定思痛,也给予法务部门一些警示:要时刻关注一线的业务流程操作规范情况,要从注重突发事件后续处理,转变为做好风险前置防范措施,同时法务部也要提高涉及社会公共安全突发事件的处理能力。为吸取此事件的教训,圆通成立了安全委员会,每年的11月29日是圆通的“安全日”。

圆通速递董事长参加法务工作会议。

  快递公司的法务工作时时刻刻存在挑战性

  《方圆》:快递企业的法务,在工作中可能会面临哪些问题?

  胡斌:快递工作看起来是一些不太起眼的工作,实际上却存在不少法律关系,暗藏着很多法律风险。2014年,圆通就发生过一起客户个人信息泄露的案例。当时上海一发行量很大的纸媒连续两天在第一版报道了快递公司买卖个人信息的新闻,内容重点指向圆通快递,事情发生之后法务部第一时间做出了反应:参与草拟了《告客户书》,向社会公众致歉,公司会一查到底,给公众一个交代。

  面对这样的突发性的公众事件,圆通没有单纯站在法律的角度帮公司开脱、辩护,而是立刻着手去解决问题,即使有可能面临客户的诉讼,我们也没有回避和推卸责任。为了更好地找到个人信息泄露源头,法务部门与信息部门一起请专业的网络安全警察,利用技术手段进行侦查,发现下属公司内部有异常服务器外挂,还有一些加盟公司与外部不法分子勾结,非法提供客户个人信息,谋取不当利益。公安机关侦破后很快将犯罪嫌疑人捉拿归案,并绳之以法。同时,法务部与公司相关部门通过媒体还原了事件的真相,表示不会再发生类似问题,请大众监督,一定程度上挽回了一些负面影响。

  有了这次的经验教训,我们专门成立了信息安全部门,与公安部门警企合作,并联系了专业的信息技术安全顾问单位,共同筑起了圆通信息安全防线,法务部为此也向政府法制部门建议,应该加快制定我国保护公民个人信息的法律法规,建立起保护个人信息安全的防线。

  《方圆》:法务的工作是不是容易遇到很多困扰,甚至不容易被公司内部认可?

  胡斌:和其他部门的岗位人员一样,公司法务人员在职业发展过程中也会面临各种各样的困扰,比如没有重大案件发生,风平浪静时,很多人就会认为,法务就是审审合同,解答一下咨询,处理欠款或劳动纠纷之类的事情,法务部的琐碎事务不被公司重视。法务人员在薪酬、培训、编制、资源、晋升等方面会备受忽视或限制。而当出现危机的时候,法务又被推上风口浪尖,必须要求冲在第一线,面对面地与当事者交涉,甚至成为冲突和攻击的对象。所以有时候法务会觉得自己做了许多事情,最后往往得不到认可,自己的价值不能够被正确认识,甚至有个别部门领导可能会一方面声称重视法律,注重合规,但面临业务决策时,经常把法务部门当作一个签字流程,偶尔还会指责法务只关注风险,不理解市场的难度,是工作中的障碍。

  《方圆》:出现这种现象的原因是什么,如何化解呢?

  胡斌:我认为有些企业法务不被重视的原因不在于外部部门,而在于法务人员自身。首先,法务人员需要正确的自身定位,公司律师们常常认为自己是专业人士,是审核方和指导方,喜欢居高临下地看待和解决问题,沟通时也喜欢搬弄术语,这些都容易引起其他部门的反感,导致在与其他部门沟通协调时产生障碍和距离感。所以,我在面试新同事的时候经常会讲,你要接受你是公司一名普通员工的身份,我们做的工作就是服务,要有这样的意识。

  其次,法务人员的视角过于局限,加之业务实践经验不足,不能很好地站在法律和商业两个维度综合考虑问题,较多关注事件的理论风险,把握不好风险和收益间的平衡,久而久之权威性减弱,失去部门的信任,也会出现被公司边缘化的可能。

  再次,法务的工作沟通很重要,一定要得到各级领导的重视,不但要及时汇报工作成绩,还要明确告知风险的存在,以及法务准备采取哪些措施来防范,争取得到各级领导的支持。

  成为业务链条的重要一环

  《方圆》:在各种困难之下,法务如何提高自身的地位呢?

  胡斌:法务部门也属于企业内控、合规的部门,是企业防范风险,确保基业长青的重要一环,所以提高法务部门的地位对于法务人员来说非常重要。如何不断提升法务的地位?首先,法务部要渗透到公司经营管理活动的方方面面,要让大家知道,没有法务部的支持,公司正常运转会出现风险问题。比如知识产权成果的获取、合同管理、企业维权、许可加盟等工作,都需要法务部门的鼎力支持;从立项的政策合规分析到日常的规范性文件起草和审核,再到以法律手段应对和解决各种纷争,法务人员可以说贯穿始终,提供全程的“保姆”式服务。 法务把关成为公司运营中不可或缺的重要环节。

  其次,“作为决定地位”,工作能力强,能做出成绩,在公司自然有地位。企业的法律事务是纷繁复杂的,你既要当战略层面(如投融资、并购重组等)的参谋,也有管控层面(如建章立制、内控合规等)的作为,同时还要做好运营层面(如合同管理、业务风险评估、争议纠纷处理等)的事务,提供全方位的法律服务与保障。我认为,虽然在某个具体类型的事务上,法务不如外部律师那么专,那么深,但在处理事务类型的广度和思考的多维度上,法务一定是远胜于外部律师的。所以,公司律师在企业是大有作为的。

  再次,明确地位后,法务还需要发掘创造价值的能力。除了精通法律知识外,成为行业的法律专家,还应当熟悉企业运营管理和业务,你要看得清运营的模式,看得懂市场变化,而不是上来就说这个有风险,那个有漏洞,不能做,要提升商业思维,紧密围绕有助于业务开展来提供我们的法律服务。另外,提升法务的地位还需组织机构上的调整,法务部要成为公司的一级部门,由总裁直接分管,这样的的地位就能做到与其它部门对话,在工作中得到配合。

  《方圆》:作为法务部的负责人,如何有效管理好团队?

  胡斌:工作做得好不好,一方面是个人能力的问题,另一方面培养良好的自我管理习惯非常重要。比如我会要求员工每周或者每个月会制订出工作计划,当他们完成工作任务提交总结的时候,我可以很直观地看出谁用心做了,有的法务人员在进行案件汇报时,会拿出几套应对的方案,而有的法务人员会停留在完成任务的工作状态。所以,我经常会提醒团队的同事们,希望他们能够找到工作的方法,能够在工作中发挥团队精神,共同协作。虽然每一位法务单兵作战能力都很强,但是我们不是律所,分工细、人员足、资源丰,我们有时会面对的是一个强大的对手或利益集团,个人的力量是不够的,所以我们要靠集体的智慧,就像中国乒乓球队一样,有个人单打,有时也会根据具体情况、对手情况,也会有双打和团体赛。

  我的管理还是比较柔性的,更多时间是充当润滑剂或者说发挥协调人的作用,如在争取公司资源、协调部门关系,甚至出现差错时及时给予补救。多关心法务人员的工作待遇,为他们解决后顾之忧,他们工作时就会全身心的投入。当然,也有刚性管理,有绩效考核。他们所做的工作在考核中都有具体指标体现,一季度评一次,直接与下季度的工资收入挂钩。这也是团队管理的重要抓手。

  另外,我们除了内部律师之外,还在全国七大管理区聘请了法律顾问,也是法务的资源和智囊团,我们以顾问合同的形式进行合作管理。管理区的合同审核、培训、处理纠纷、突发事件及诉讼,均有法律顾问负责,当地法务专员及总部法务部全力支持、配合。每年在管理区召开一次法律顾问联席会议,总结交流公司法律工作,提出法律意见和建议,或就重大制度、案件、合同共同商讨确定。

  法务也要为树立风清气正的企业文化做出努力

  《方圆》:你觉得在法务工作中如何能够创新求变?

  胡斌:法务工作比较严谨,它的性质是为企业防范和化解风险,它与客户服务、市场开发、营销等部门不同,原则上在创新上是有局限的,我们的规范性事务,如参与公司重大经营决策,保证决策的合法性,对公司重大经营决策提出法律意见,并对相关法律风险提出防范意见;管理、审核公司合同,参与重大合同的谈判和起草工作;参与公司的分立、合并、破产、解散、投融资、担保、租赁、产权转让、招投标及改制、重组、公司上市等重大经济活动;办理公司工商登记以及商标、专利、商业秘密保护、公证、鉴证等有关法律事务;开展资信调查、尽职调查、侵权调查等。这些规范性事务很难谈得上创新,但有些工作方式是可以创新的。比如审核公司合同,以前是纸质流程审核,现在是通过OA系统审核,提高了合同审批流程的周期;再比如,以前盖章流程时间也较长,通过与技术部门合作,改为电子签章,也提高了办公效率。我们还会举办形式多样的法制宣传教育和培训,邀请公司内部法务培训师或者外部行业资深人士进行演讲,在与外部法律顾问的合作方面,我们也会要求合作律所派出律师到公司坐班,公司年度的法律工作会议也邀请法律顾问一起召开,增加彼此之间交流、合作、学习的机会。

  《方圆》:法务部门的工作比较烦琐,也比较辛苦,你在法务领域深耕的动力是什么?

  胡斌:法律本身属于公司的上层建筑领域,在企业内部具有一定的特殊性,通过法律事务的开展,为企业和部门甚至法定代表人规避法律风险,化解了许多矛盾,这种动力来自于法务的成就感。

  从法务部自身定位来看,属于专业著长、风控为本的服务部门,认清部门的职责,当好保驾护航的绿叶角色。不再用X光机透视方法,而是用CT的手段,把每一个法律风险与业务部门的工作每一个环节横切扫描、诊断、分析、预防,为领导和部门决策提供法律意见和建议,不仅仅担负“清道夫”角色的任务。

  我们除了倡导“依法治企、合规经营”的管理理念外,还要通过宣传培训、实际案例教育,影响到每一位管理者,首先要他们学会用法治思维来思考问题、解决问题,做决定前多问一个问题:是否合法?很多管理者熟悉市场和消费者,具有创新意识,但往往忽视我们国家的法律规定,缺少法律意识,比如在拓展海外市场时,照抄照搬国内的加盟模式,那是行不通的;其次在制度上,用人单位所有的规章制度是否经过法定程序,如,是否通过职代会?同时,我们也在思考:对加盟公司的“以罚代管”是否合法?现在我们强调法人治理,但让我们每一个子公司的经营者又是责任人,即法定代表人。虽然改变了总经理只管经营不承担法律风险的状况,但法定代表人与总经理职责集于一身,所有权与经营权混合,则无法体现监督职能等。另外,决策程序、高级管理人员个人不廉洁自律该如何规范?这些问题都需要法务部给予关注。总之,法务部要时时刻刻为圆通公司的发展保驾护航,为营造一个依法合规、风清气正的企业文化做出应有的努力。

[责任编辑:郭荣荣] 上一篇文章:李振武:那个闯荡娱乐江湖的法律人
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